İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

İhale Şefliği

 

1- 4734 sayılı kanun kapsamında yapılacak olan her türlü mal ve hizmet alımlarına ait ihale işlemleri ile ilgili;

  • Teknik şartname ve idari şartnamelerin hazırlanması,
  • Yaklaşık maliyetin hazırlanması için gerekli yazışmaların yapılması ve yaklaşık maliyetin oluşturulması,
  • Onay belgesinin düzenlenmesi,
  • İlan ile ilgili tüm yazışmaların yapılması,
  • İhale komisyonlarının oluşturulması,
  • İhale dosyalarının hazırlanması,
  • İhale komisyonu görevlendirilmesinin hazırlanarak ihale dosyalarının komisyon başkan ve üyelerine ulaşmasının sağlanması,
  • İhale günü tekliflerin alınması, belgelerin teyidi amacıyla gerekli yazışmaların yapılması ve cevaplarının takip edilmesi, aşırı düşük yazışmalarının hazırlanması ve takibinin yapılması, ihale kararının ve tutanaklarının yazılması, komisyon başkan ve üyelere imzalatılması, harcama yetkilisine onaylatılması.
  • İhale dosyasının tam takım halinde fotokopilerinin eksiksiz çekilerek aslı ile birlikte Strateji Geliştirme Dairesine ön mali kontrole gönderilmesi,
  • İhale ile ilgili sözleşmelerin hazırlanması ve onaylatılması.
  • Geçici teminat ve kati teminat ile ilgili Bankalar ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına yazışmaların yapılması,
  • Bakanlık ve üst yönetici düzeyinde onay alınması gereken işlemler ile ilgili yazışmaların yapılması ve takibinin yapılması,
  • Hizmet ihalelerine ilişkin gelen talep ve şikayet yazılarının değerlendirilerek, taleplerin çözülmesine yönelik teknik ve idari şartnamelerin revize edilmesinin sağlanması,
  • Teknik Şartnamelerin hazırlanması aşamasında ihtiyaç halinde komisyonların kurulmasına ilişkin yazışmaların yapılması, komisyon çalışmalarında sekretaryanın yürütülmesi, komisyonun toplanmasına ilişkin koordinasyonun sağlanması.

2- 2886 sayılı kanun kapsamında yapılacak olan ihale işlemleri ile ilgili;

  • İhale şartnamelerinin hazırlanması,
  • Davet veya ihale ilanlarının hazırlanması,
  • İhale komisyonlarının oluşturulması ve bununla ilgili bildirim yazılarının yazılması,
  • İhale günü teklif zarflarının alınması, belgelerin teyidi amacıyla gerekli yazışmaların yapılması ve cevaplarının takip edilmesi, ihale kararının ve tutanaklarının yazılması, komisyon başkan ve üyelere imzalatılması, ita amirine onaylatılması.
  • Geçici teminat ve kati teminat ile ilgili Bankalar ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına yazışmaların yapılması,
  • İş yeri teslimi amacıyla gerekli yazışmaların yapılması.
  • İhale dosyasının tam takım halinde fotokopilerinin eksiksiz çekilerek aslının Strateji Geliştirme Dairesine yazı ile gönderilmesi.

3- Doğrudan Temin Usulü ile yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile ilgili;

  • Yaklaşık maliyet görevlendirilmesine ilişkin yazışmaların yapılması,
  • Doğrudan temin ile ilgili birimlerden gelen tüm taleplerin sisteme kaydının yapılması, ambardan karşılanabilecek ihtiyaçların işleme alınması, uygun görüşe sunulması gereken taleplerin görüşülmek üzere dosyalanması.
  • Uygun görülen talepler için teknik şartnamelerin hazırlanması,
  • Piyasa fiyat araştırmasının yapılarak tekliflerin alınması,
  • Fiyat araştırmasından sonra ihtiyacı karşılayacak yeterli ödeneğin olup, olmadığının kontrol edilmesi.
  • Piyasa fiyat araştırma tutanağının hazırlanması ve yaklaşık maliyette görevli personele imzalatılması,
  • Onay belgesinin hazırlanması ve gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkilisine imzalatılması,
  • Onay belgesinin imzalanmasından sonra firmalara siparişlerin verilmesi ve takip edilmesi,
  • Evrakın tamamlanmasına müteakip taşınır kayıt ve kontrol servisine zimmet karşılığı evrakın teslim edilmesi,
  • Temin edilen taleplerin kayıtlarının düzenli tutulması,
  • Birimlerden gelen talepler doğrultusunda teknik bilgi alınması gereken bir satın alma mevcut ise ilgili teknik dairelere görüş yazılarının yazılması ve takibinin yapılması, uygun görülmesi durumunda satın alma aşamasına gidilmesi.
  • Doğrudan temin ile yürütülen yıllık bakım sözleşmelerinin hazırlanması, imzalatılması, dosyalanması.
  • Her bir araca ait doğrudan temin ile alınan parça listelerinin düzenli tutulması,
  • Sürekli yayın aboneliklerinin yenilenmesine ilişkin piyasa fiyat araştırmasının yapılması, tutanakların hazırlanması, onay belgesinin düzenlenmesi, imza işleminin takip edilmesi, evrakın taşınır kayıt ve kontrol servisine teslim edilmesi.
  • Başkanın vereceği diğer yazılı veya sözlü görevlerin yerine getirilmesi.

Bu sayfa İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından en son 30.05.2013 15:16:52 tarihinde güncellenmiştir.